Come usare WhatsApp in azienda in sicurezza

WhatsApp è diventato lo standard in termini di comunicazione, sia nella sfera personale che commerciale. Non è da meno, grazie alla sua accessibilità, versatilità e velocità. E ovviamente per la sua sicurezza.

Sebbene anni fa l’applicazione avesse la reputazione di essere insicura, la tecnologia si è evoluta e i problemi sono stati risolti. I dati sono ora tutti completamente crittografati e non presentano più nessun tipo di vulnerabilità. Tuttavia, i problemi di sicurezza persistono, ma non sono più dovuti all’applicazione, ma all’utente.

Indipendentemente da quanto sia schermato un prodotto informatico, il punto debole è sempre l’utente, quindi è necessario avere un minimo di cura per proteggere i dati. A livello commerciale, questo ha uno spettro molto più ampio perché vengono gestiti i dati dell’azienda e dei clienti. Diventa quindi essenziale per le aziende imparare a controllare correttamente l’applicazione, proprio per evitare vulnerabilità. Ecco alcuni suggerimenti.

Usa solo applicazioni WhatsApp ufficiali

Esistono diverse versioni di WhatsApp che non sono ufficiali, ma che offrono altre funzionalità che di solito sono molto interessanti. Queste applicazioni sono molto rischiose perché, anche se utilizzano WhatsApp come base, sono soggette a pirateria informatica e persino a virus capaci di rubare informazioni direttamente dal dispositivo. Inoltre, i numeri associati a questo tipo di servizio nelle applicazioni ufficiali sono bloccati.

WhatsApp e WhatsApp Business, infatti, potrebbero avere funzionalità che alcuni utenti considerano limitate, come il peso massimo dei file da inviare o il numero di dispositivi da collegare. Tuttavia, esiste un’alternativa che estende notevolmente questi limiti: piattaforme come Callbell aumentano e risolvono questi limiti. La possibilità di inviare tutti i tipi di file, messaggi di instradamento, servizio clienti multi-agente, messaggi di pianificazione, analisi dell’utilizzo, ecc.

Puoi iniziare a utilizzare questo tipo di piattaforma che si integra con WhatsApp direttamente con l’account WhatsApp Business della tua azienda. Queste sono chiamate API e puoi accedervi dai distributori ufficiali.

Controlla l’accesso all’account per il servizio clienti

Comprendendo che le informazioni personali verranno gestite, è prudente limitare l’accesso all’account WhatsApp. La prima cosa è dare agli operatori l’accesso solo da una piattaforma come Callbell, esclusivamente dai computer dell’azienda, mai dai cellulari.

D’altra parte, la configurazione dell’autenticazione a due fattori per l’API che utilizzi aggiunge un ulteriore livello di sicurezza. Servirà a generare un codice in un’applicazione Authy ogni volta che accedi alla piattaforma. Ti verrà dato anche un elenco di codici di sicurezza: conservalo, ti tornerà utile in caso di smarrimento del dispositivo.

Come utente, devi ricordare che WhatsApp non ti chiederà mai alcun codice per eseguire le operazioni. Su computer e piattaforme si accede con il codice QR e non con quello inviato via SMS.

Evita perdite di informazioni

I malware sono programmi responsabili del furto di informazioni da un computer o da un telefono cellulare, anche senza che il proprietario se ne accorga. In alcuni casi, utilizzeranno semplicemente i proventi per riempire il dispositivo di annunci pubblicitari, anche se il peggio potrebbero malauguratamente prendere tutti i dati memorizzati e bloccare il dispositivo.

Il modo più efficace per evitare queste situazioni è non scaricare file eseguibili su alcun dispositivo, a meno che non provengano da fonti ufficiali. Si consiglia di scaricare solo i file multimediali per effettuare le operazioni con i client. A volte, ci saranno chat dei clienti da cui vengono ricevuti messaggi di spam con collegamenti sospetti, che è meglio ignorare.

Questa misura deve essere accompagnata dall’installazione di un buon antivirus e mantenerlo costantemente in esecuzione. È buona norma eseguire la scansione una volta al giorno per eliminare eventuali file estranei.

I backup nel cloud su piattaforme come Callbell possono essere la risposta giusta in caso di perdita di informazioni preziose. L’unica condizione è utilizzare le API dei distributori ufficiali.

Costruisci la fiducia dei clienti

Anche se l’azienda dispone di tutti i controlli utili per la gestione dei dati, deve trasmettere fiducia ai propri clienti per procedere con le operazioni. Ciò comporta la cura dei dettagli come una buona ortografia e un tono amichevole, per far capire che i soldi e i dati sono completamente al sicuro.

Quando si richiedono i dati personali, è necessario informare il cliente a cosa serviranno: fatturazione, invio dell’ordine, marcatura all’interno dell’inventario, inserimento in un database per l’invio di promozioni, ecc. Questo crea un senso di sicurezza perché assicura il cliente sui tuoi fini.

Non è una buona idea aggiungere clienti a un gruppo WhatsApp perché i loro dati vengono immediatamente esposti a terze parti, come foto, numero di telefono e nome del profilo. Inoltre, la maggior parte di questi preferirà chiedere informazioni sui prezzi e le trattative dovrebbero essere fatte in privato per motivi di sicurezza. Al contrario, è meglio contattarli tramite le chat personali.

I pagamenti devono essere effettuati utilizzando piattaforme sicure, senza mai chiedere i dettagli della carta. Funzionano come un ulteriore livello di sicurezza in modo che i clienti non espongano le informazioni di fatturazione sui siti Web o nei negozi. PayPal o Stripe possono essere buone opzioni, attraverso le quali vengono gestiti anche i casi di rimborso.

Contano anche le misure di sicurezza per prendersi cura dell’account WhatsApp

Mantenere la conversazione sempre su WhatsApp è un modo per prendersi cura delle informazioni di entrambe le parti perché questo servizio è in grado di crittografare le conversazioni. Nessuna terza parte avrà accesso ai messaggi perché sono crittografati quando vengono inviati e decifrati quando vengono ricevuti.

Sebbene WhatsApp sia una piattaforma sicura, l’azienda deve assumere un ruolo di utente responsabile per proteggere i propri dati e quelli dei clienti. L’uso di applicazioni aggiuntive come Authy o un antivirus serve a ridurre il rischio di errore umano. Pertanto, i dipendenti hanno anche bisogno di una formazione sui protocolli di sicurezza di base come utenti di WhatsApp.