Les meilleurs outils de communication d’équipe à distance

Dans cet article, nous allons découvrir quels sont les principaux instruments que votre entreprise peut adopter pour faciliter la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise lorsque votre équipe travaille à distance

Gérer le flux de communications internes et externes dans l’entreprise lorsque l’équipe travaille à la maison peut parfois être compliqué. Travail collaboratif, conférences téléphoniques, partage de communication, envoi de fichiers volumineux.

Dans ce post, nous vous offrons une sélection des quatre meilleurs outils pour vous aider à communiquer efficacement en équipe et à distance.

Voici les 4 meilleurs outils pour travailler à la maison

Slack, pour communiquer avec votre équipe

Slack est un logiciel de messagerie qui est né pour les groupes de travail. Slack est certainement l’un des meilleurs outils pour communiquer facilement lorsque vous travaillez à distance.

En plus de vous permettre de discuter en privé avec des collègues individuels, Slack offre la possibilité de créer des “channel” ou des chats de groupe qui peuvent être divisés par projet ou par client. La multifonctionnalité de Slack vous permet de recréer à distance “l’animation et l’énergie qui se trouvent habituellement dans le bureau”.

Principales fonctionnalités :

1) Messagerie instantanée : Communication en direct entre chaque membre de l’équipe pour une collaboration ultra-efficace.

2) Statut : les utilisateurs peuvent définir les états de disponibilité pour se concentrer sur les task individuelles en fonction des disponibilités.

3) Partage de fichiers : Partage de fichiers Drag-and-drop pour les PDF, images, vidéos et autres types de fichiers courants.

4) Appels vocaux et vidéo : Appels vocaux et vidéo disponibles directement à partir de Slack.

5) Partage d’écran : permet aux membres de l’équipe de montrer leur travail à d’autres personnes en temps réel pour une collaboration plus forte.

Il existe également des centaines d’outils de productivité qui peuvent être intégrés sur Slack.  Un magasin dédié est disponible sur la page web.

Callbell, pour utiliser WhatsApp et Messenger en collaboration

Callbell est la première plate-forme créée pour aider les équipes de vente et d’assistance et fournir un soutien à la clientèle à partir d’un seul compte WhatsApp et Messenger.

L’application vous permet de connecter votre compte WhatsApp et Messenger à la plate-forme en quelques clics, en commençant à recevoir immédiatement les messages entrants, et d’inviter d’autres membres de l’équipe à collaborer dans le même compte.

L’outil vous permet de gérer le même compte WhatsApp et Messenger à partir de plusieurs ordinateurs en même temps, dépassant les limites de l’application native (dans le cas de WhatsApp). La plate-forme permet également de trier les chats sur les différents membres de l’équipe et rend donc extensible l’utilisation de ces applications pour fournir un soutien à la clientèle.

Principales fonctionnalités :

1) Intégration de WhatsApp et Facebook Messenger: Centraliser, surveiller et organiser les conversations de ces canaux avec l’équipe

2) Affectation automatique (round robin) : Attribuer automatiquement et équilibré les conversations entre collaborateurs.

3) Template e Tag: pour une meilleure organisation et une meilleure réactivité dans les demandes des clients

4) Chat widget: installable facilement sur votre site, avec la possibilité d’insérer 4 canaux de communication : WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram direct et Telegram (plus qu’un lien personnalisé).

5) Application mobile pour Android et IOS: pour permettre à l’équipe de gérer les conversations en déplacement.

Zoom, pour les réunions vidéo et les appels des clients

Zoom est certainement l’un des logiciels de réunion et de webinaire les plus puissants sur le marché. Cet outil interactif de vidéoconférence permet de réunir votre équipe à distance pour une réunion. Dites adieu aux bégaiements ennuyeux et aux interruptions typiques des autres outils.

Zoom vous permet également de partager vos écrans avec d’autres et de discuter en temps réel pendant la réunion.

Principales fonctionnalités :

1) Réunions vidéo : Les équipes de smart working peuvent participer à des réunions vidéo et à des appels vidéo individuels avec une excellente qualité vidéo et audio.

2) Appels vocaux : vous pouvez passer des appels vocaux en groupe ou en tête-à-tête

3) Webinar : Vous pouvez également utiliser Zoom pour héberger des webinaires.

4) Messages : Les membres de l’équipe peuvent envoyer des messages à l’aide de Zoom pendant les appels.

5) Partage de fichiers : Partagez des fichiers lors de conversations vidéo pour la collaboration entre les membres.

Trello, pour optimiser les processus internes de l’équipe

Lancé lors d’une conférence de startup organisée par TechCrunch, Trello est un managérial de projet qui permet aux entreprises de toutes tailles de gérer et d’optimiser les processus internes.

Trello vous permet d’avoir toujours un contrôle des différents projets qui sont réalisés et qui y travaille, de leur degré de progrès et des tâches qui restent à accomplir.

Principales fonctionnalités :

1) Cartes de code couleur et tâches: afin que toute l’équipe soit toujours au courant de ses tâches

2) Attribution de tâches, délais, et ajouter des commentaires

3) Intégrer des applications tierces : Des centaines d’intégrations sont disponibles pour rendre l’outil encore plus efficace.

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Merci de nous avoir lu et à la prochaine!