Como ya hemos dicho en artículos anteriores, WhatsApp es actualmente la aplicación de mensajería más utilizada en el mundo, y es un medio de comunicación esencial para las empresas que quieren desarrollar y mantener una relación a largo plazo con sus clientes.
En los últimos años, WhatsApp se ha convertido en una auténtica herramienta de marketing, ya que ofrece numerosas ventajas en la interacción cliente-empresa. Por ejemplo, garantiza rapidez en la comunicación, mayor confianza con la empresa o la posibilidad de enviar mensajes multimedia.
Por esta razón muchos usuarios actualmente esperan poder comunicarse con las empresas a través de WhatsApp, para poder solicitar información sobre productos o servicios, pedir asistencia o solicitar una cita.
Las empresas que desean recibir una gran cantidad de mensajes de WhatsApp, deberán configurar la famosa aplicación de mensajería de tal manera que puedan automatizar las conversaciones, y poder así satisfacer a su público de referencia.
Con esta finalidad han sido introducidas las API oficiales de WhatsApp Business, las cuales permiten vincular el número de WhatsApp de la empresa a plataformas externas, como Callbell, para poder manejar y organizar de manera eficiente las conversaciones de WhatsApp.
Utilizar WhatsApp para aumentar las ventas de tu empresa puede ser una estrategia muy eficaz, pero para poder hacerlo deberás disponer de herramientas adecuadas, es decir, un auténtico CRM que permita gestionar un equipo de ventas y automatizar el proceso.
En la comunicación a través de WhatsApp, tu equipo de ventas deberá saber interactuar con el cliente de manera inmediata y empática, y mantener una comunicación simple y concisa, para poder maximizar la tasa de conversión lead-to-customer.
Una primera forma de automatizar WhatsApp para las ventas es crear respuestas rápidas, es decir, guardar respuestas previamente programadas que sean enviadas a los usuarios con muy pocos clics, ahorrándole tiempo a tu equipo de ventas.
También es posible programar respuestas automáticas, haciendo que WhatsApp envíe una respuesta al usuario de forma automática cuando no se esté disponible en la aplicación, buscando obtener la mayor cantidad de información del cliente.
Otra solución es desarrollar un chatbot que pueda mostrar el catálogo de productos, solicitar información sobre las intenciones del cliente, ofrecer asistencia en la elección de un producto o incluso habilitar un check-out instantáneo.
Una última alternativa para automatizar WhatsApp es el enrutamiento automático, el cual permite manejar una primera parte de la conversación a través de una automatización, para luego dejar la gestión a un operador humano.
A continuación veremos de forma detallada las distintas alternativas para automatizar WhatsApp.
WhatsApp Business te permite crear plantillas de respuestas rápidas, las cuales dan la posibilidad a tu empresa de agilizar las respuestas ante los casos más comunes que se presentan durante la interacción con el usuario.
Para activarlas, solo es necesario seguir estos pasos:
1) En la aplicación de WhatsApp Business, presiona Otras opciones -> Herramientas de negocio -> Respuestas rápidas.
2) Presiona Agregar.
3) Presiona Mensaje para crear el mensaje que deseas.
4) Presiona Vinculación rápida para crear la vinculación de teclado para la respuesta rápida.
5) Presiona Guardar.
Nota: los archivos multimedia no son soportados en las respuestas rápidas en la versión Web o Desktop.
De esta forma podrás programar respuestas rápidas predefinidas, a ser enviadas al usuario escribiendo “/” o bien presionando Adjuntar -> Respuestas rápidas. Un consejo que te damos es especificar correctamente los datos de la empresa, como la dirección y horarios de apertura, para que sean incluidos automáticamente en las respuestas rápidas.
Las respuestas automáticas consisten en mensajes que son enviados automáticamente al usuario en dos casos fundamentales:
a) Durante la primera interacción, con el mensaje de bienvenida;
b) En caso de ausencia del operador, con el mensaje de ausencia.
El mensaje de bienvenida consiste en un primer mensaje que es enviado al usuario apenas éste entre en contacto con la empresa. Se puede activar a través de la aplicación de WhatsApp Business así:
1) Presiona Otras opciones > Herramientas de negocio -> Mensaje de bienvenida.
2) Activa Enviar mensaje de bienvenida.
3) Presiona Mensaje de bienvenida para modificar tu mensaje de bienvenida, luego presiona OK.
4) Presiona Destinatarios y elije entre las siguientes opciones: todos, todos los que no están registrados entre los contactos, todos excepto las personas que selecciones, o bien, enviar solo a los contactos seleccionados.
8) Presiona Guardar.
La función mensajes de ausencia, en cambio, te permite enviar mensajes automáticos en los momentos en los que no estás en línea, he aquí como puedes activarlos en la aplicación de WhatsApp Business:
1) Presiona Otras opciones > Herramientas de negocio > Mensaje de ausencia.
2) Activa Enviar mensaje de ausencia.
3) En la sección de Mensaje de ausencia, presiona el mensaje para modificarlo, luego presiona OK.
3) Presiona Horario para programar tu mensaje de ausencia. Elije entre las siguientes opciones: Enviar siempre, horario personalizado, fuera de los horarios de apertura (opción disponible solo si has programado los horarios de apertura en el perfil del negocio)
4) Presiona Destinatarios para especificar quién debe recibir el mensaje de ausencia. Elije entre las siguientes opciones: todos para enviarlo a todos, todos los que no se encuentran registrados entre los contactos, todos excepto los clientes que selecciones, o bien, enviar solo a los clientes seleccionados
5) Presiona Guardar.
Nota: el dispositivo debe disponer de una conexión a Internet activa para poder enviar los mensajes de ausencia.
Para desarrollar un chatbot en WhatsApp, tu empresa deberá valerse de las API de WhatsApp Business y de plataformas externas, las cuales permiten crear bots capaces de manejar una conversación con el usuario.
Las plataformas utilizadas para este tipo de automatización son numerosas, como Manychat o Landbot. Basta darles los permisos para solicitar las API de WhatsApp Business y vincular tu número de WhatsApp para empezar a crear un chatbot.
De este modo será posible automatizar el proceso de venta o soporte en WhatsApp a través del chatbot que, de forma totalmente autónoma, conducirá la conversación hacia el resultado esperado.
Una de las principales ventajas de un chatbot en WhatsApp es la de ser capaz de comunicarse con la base de los clientes de manera oportuna y asíncrona, es decir, en los horarios más convenientes para el cliente.
El chatbot puede ponerse en contacto con los clientes sin obligarlos a salir de una aplicación que usan cotidianamente, y brindar una experiencia personalizada con cada interacción gracias a la recolección de datos.
Sin embargo, un chatbot carece de empatía y es difícil de implementar, dadas las complejidades que pueden presentarse durante una venta o una solicitud de soporte. Para esto es necesario encontrar una nueva alternativa que pueda combinar la automatización del chatbot con la intervención humana.
Si tu empresa desea automatizar WhatsApp de manera profesional y organizada, a través de Callbell podrá empezar a manejar equipos completos de venta o soporte para responder a las conversaciones de WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram Direct y Telegram.
A través del enrutamiento automático de Callbell podrás distribuir de forma automática las nuevas conversaciones a los distintos equipos presentes en la cuenta, independientemente de que éstas lleguen de distintos canales de mensajería.
Un mensaje automático dará al usuario una opción, con la cual el enrutamiento automático permitirá automatizar la parte inicial de la conversación y, al mismo tiempo, distribuirla al equipo competente que se ocupará de responder y manejar el lead de manera directa y empática.
Sigue esta guía para configurar el enrutamiento automático en tu cuenta de Callbell
De este modo tu empresa podrá automatizar la conversación, y al mismo tiempo mantener un contacto humano con los clientes o potenciales clientes. Descubre más sobre nuestra plataforma de gestión de los chats haciendo clic aquí.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puedo automatizar WhatsApp?
Utilizar WhatsApp para aumentar las ventas de tu empresa puede ser una estrategia muy eficaz, pero para hacerlo deberás disponer de herramientas adecuadas, es decir, un auténtico CRM que te permita manejar un equipo de ventas y automatizar el proceso.
Puedes automatizar WhatsApp para las ventas creando respuestas rápidas, programando respuestas automáticas, o desarrollando un chatbot. Una excelente alternativa es programar un enrutamiento automático, el cual permita manejar una primera parte de las conversaciones a través de una automatización, para luego dejar la gestión a un operador humano.
¿En qué consiste el enrutamiento automático de Callbell?
El enrutamiento automático es un sistema para distribuir de forma automática las nuevas conversaciones que llegan a los distintos equipos presentes en la cuenta, independientemente de que éstas lleguen de distintos canales de mensajería.
Un mensaje automático dará al usuario una opción, con la cual el enrutamiento automático permitirá automatizar la primera parte de la conversación y, al mismo tiempo, distribuirla al equipo competente que se ocupará de responder y manejar el lead de manera directa y empática.
Sobre el autor: ¡Hola! Soy Alan y soy el gerente del marketing en Callbell, la primera plataforma de comunicación diseñada para ayudar a los equipos de ventas y soporte a colaborar y comunicarse con los clientes a través de aplicaciones de mensajería directa como WhatsApp, Messenger, Telegram y Instagram Direct
