As melhores ferramentas para equipas para comunicação à distância

Neste artigo iremos descobrir quais são os principais instrumentos que a sua empresa pode adotar para facilitar a comunicação interna e externa quando a sua equipa trabalha à distância

Gerir o fluxo de comunicação interna e externa da empresa, quando a equipa trabalha a partir de casa, pode por vezes ser complicado. Trabalhos de colaboração, chamadas de videoconferência, partilha de informações, envio de ficheiros de grandes dimensões.

Nesta publicação iremos partilhar uma seleção dos quatro melhores instrumentos para vos ajudar a comunicar de um modo eficaz em equipa e à distância.

Aqui estão as 4 melhores ferramentas para trabalhar de casa

Slack, para comunicar com a sua equipa

Slack é um software de mensagens que nasceu especificamente para os grupos de trabalho. Slack é certamente uma das melhores ferramentas para comunicar facilmente quando se trabalha à distância.

Além de permitir falar de forma privada e individual com colegas de trabalho, o Slack permite criar alguns “canais” em grupo que se podem dividir por projeto ou cliente. A multifuncionalidade do Slack permite recrear, à distância, “a animação e energia que normalmente se encontram no escritório”

Principais funcionalidades:

1) Mensagens instantâneas: comunicação em direto entre cada membro da equipa para uma colaboração ultra eficiente.

2) Estados: os usuários podem definir estados de disponibilidade para se concentrarem em tarefas individuais, com base nas suas disponibilidades.

3) Partilha de ficheiros: Partilha de ficheiros ao arrastar e largar, para PDF, imagens, vídeo e outros ficheiros comuns.

4) Chamadas de voz e vídeo: Chamadas de voz e vídeo disponíveis diretamente no Slack.

5) Partilha de tela: Permite aos membros da equipa mostrarem o seu trabalho aos outros, em tempo real, para uma colaboração mais forte.

Existem ainda outras centenas de ferramentas para a produtividade que podem ser integradas no Slack. Uma loja dedicada está disponível na página web.

Callbell, para usar Whatsapp e Messenger em colaboração

Callbell é a primeira plataforma criada para ajudar equipas de venda e assistência a fornecer suporte ao cliente a partir de uma única conta WhatsApp e Messenger. A aplicação permite conectar em poucos cliques a conta WhatsApp e Messenger à plataforma, começando desde logo a receber mensagens na caixa de entrada, permitindo ainda convidar outros membros da equipa a colaborarem usando a mesma conta.

O instrumento permite gerir a mesma conta WhatsApp e Messenger em vários computadores simultaneamente, ultrapassando o limite da aplicação original (no caso do Whatsapp). A plataforma permite ainda classificar os conversas com diferentes membros da equipa e, assim, classificar o uso desta app para fornecer suporte ao cliente.

Principais funcionalidades:

1) Integração do Whatsapp e Facebook Messenger: Para centralizar, monitorizar e organizar as conversas destes canais com a equipa.

2) Atribuição automática (round robin): Para atribuir, de modo automático e balançado, as conversas entre colaboradores.

3) Template e Tag: Para uma melhor organização e uma reatividade superior às demandas dos clientes.

4) Widget do chat: facilmente instalável no seu site, com possibilidade de inserir 4 canais de comunicação: Whatsapp, Facebook Messenger, Instagram direct e Telegram (além de um link personalizado).

5) App móvel para Android e IOS: para permitir à equipa gerir conversas em movimento.

Zoom, para as videoconferências e chamadas com clientes

Zoom é seguramente um dos softwares para videoconferências e webinars mais fortes no mercado. Esta ferramenta de videoconferência interativa torna a reunião da vossa equipa remota num jogo para crianças. Digam adeus às fastidiosas gaguezes e interrupções típicas de outras ferramentas.

Zoom permite ainda partilhar a tela com outros e escrever no chat em tempo real durante a reunião.

Principais funcionalidades:

1) Videoconferências: as equipas em smart work podem participar em videoconferências e videochamadas individuais com uma qualidade de vídeo e áudio excelente.

2) Chamadas de voz: É possível fazer chamadas de voz de grupo ou de um-para-um.

3) Webinar: É ainda possível utilizar o Zoom para realização de um webinar.

4) Mensagens: Os membros da equipa podem enviar mensagens utilizando o Zoom durante as várias chamadas.

5) Partilha de ficheiros: Partilha de ficheiros durante as videochamadas para a colaboração entre membros.

Trello, para otimizar os processos internos da equipa

Lançado durante uma conferência para startups organizada pela TechCrunch, Trello é um gestor de projetos que permite às empresas, de todas as dimensões, gerir e otimizar processos internos.

Trello permite ter sempre sob controlo vários projetos que estão em andamento e nos quais se está a trabalhar, o grau de trabalho feito e as tarefas que ainda faltam completar.

Principais funcionalidades:

1) Cartões e tarefas com códigos de cores: de forma a que toda a equipa esteja sempre a par de quais são as suas tarefas.

2) Atribuição de tarefas e prazos, com possibilidade de adicionar comentários.

3) Integração de aplicações de terceiros: centenas de integrações estão disponíveis para tornar a ferramenta ainda mais eficaz.

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Obrigada por ter lido e até à próxima!