Comment utiliser WhatsApp en toute sécurité en entreprise

WhatsApp est la norme en matière de communication, tant au niveau personnel que professionnel. Ce n’est pas surprenant, en raison de son accessibilité, de sa polyvalence et de sa rapidité. Et, bien sûr, sa sécurité.

Bien qu’il y a quelques années, l’application avait la réputation d’être peu sûre, la technologie a évolué et les problèmes ont été résolus. Les données sont désormais cryptées et aucune vulnérabilité n’a été constatée depuis lors. Cependant, les problèmes de sécurité existent toujours, mais ils ne sont plus dus à l’application, mais à l’utilisateur.

Quelle que soit la qualité de la sécurisation d’un logiciel, le point faible reste l’utilisateur lui-même, d’où la nécessité d’un minimum de précautions pour protéger les données. Au niveau commercial, cela se fait à une échelle beaucoup plus grande car les données des entreprises et des clients sont traitées. Il devient donc essentiel pour les entreprises d’apprendre à gérer correctement l’application, afin d’éviter les vulnérabilités. Voici quelques conseils.

N’utilisez que des applications WhatsApp officielles

Il existe plusieurs versions de WhatsApp qui ne sont pas officielles, mais qui offrent d’autres fonctionnalités souvent très intéressantes. Ces applications sont très risquées car, bien qu’elles utilisent WhatsApp comme base, elles sont susceptibles d’être piratées, voire d’être elles-mêmes des virus qui volent les informations de l’appareil. De plus, les numéros associés à ces types d’applications sont bloqués dans les applications officielles.

En effet, WhatsApp et WhatsApp Business peuvent présenter des caractéristiques que certains utilisateurs peuvent trouver limitatives, comme le poids maximal des fichiers pouvant être envoyés, ou le nombre d’appareils pouvant être connectés. Cependant, il existe une alternative qui étend considérablement ces limites: les plateformes telles que Callbell augmentent ces limites. La possibilité d’envoyer tous types de fichiers, le routage des messages, le service client multi-agents, la programmation des messages, l’analyse de l’utilisation, etc.

Ces types de plateformes qui s’intègrent à WhatsApp, vous pouvez commencer à les utiliser avec le compte WhatsApp Business de votre entreprise. Elles sont appelées API, et vous pouvez y accéder à partir des distributeurs officiels.

Vérifier l’accès au centre de service client

Sachant que des informations personnelles seront manipulées, il est prudent de limiter l’accès au compte WhatsApp. La première chose est de donner aux opérateurs un accès uniquement à partir d’une plateforme comme Callbell, uniquement à partir des ordinateurs de l’entreprise, jamais à partir des mobiles.

D’autre part, la mise en place d’une authentification à deux facteurs pour l’API que vous utilisez consiste à ajouter une couche supplémentaire de sécurité. Il servira à générer un code dans une application Authy à chaque fois que vous vous connecterez à la plateforme. Vous recevrez également une liste de codes de sécurité: conservez-la, elle vous sera utile en cas de perte de votre appareil.

En tant qu’utilisateur, n’oubliez pas que WhatsApp ne vous demandera jamais de code pour exécuter une quelconque opération. Sur les ordinateurs et les plateformes, vous vous connectez avec le code QR, et non celui envoyé par SMS.

Prévention des fuites et des pertes d’informations

Les logiciels malveillants sont des logiciels qui volent des informations sur un ordinateur ou un appareil mobile, même à l’insu de leur propriétaire. Dans certains cas, ils utiliseront simplement ce qu’ils ont obtenu pour remplir l’appareil de publicités, bien que le pire qui puisse arriver soit de prendre toutes les informations protégées et de verrouiller l’appareil.

Le moyen d’éviter ces situations est de ne pas télécharger de fichiers exécutables sur quelque appareil que ce soit, sauf s’ils proviennent de sources officielles. Il est conseillé de ne télécharger que des fichiers multimédias pour effectuer les transactions du client. Il arrive parfois que des chats de clients reçoivent des messages de spam avec des liens suspects, qu’il vaut mieux ignorer.

Cela devrait s’accompagner de l’installation d’un bon logiciel anti-virus et de son fonctionnement permanent. Il est bon d’exécuter des analyses une fois par jour pour détecter tout fichier étrange.

Les sauvegardes en nuage sur des  plateformes telles que Callbell peuvent être la solution en cas de perte de données précieuses. La seule condition est d’utiliser les API des distributeurs officiels.

Renforcer la confiance des clients

Même si l’entreprise a mis en place tous les contrôles nécessaires au traitement des données, elle doit donner confiance à ses clients pour qu’ils procèdent aux transactions. Cela implique de soigner des détails tels qu’une bonne orthographe et un ton amical, au point de leur faire comprendre que leur argent et leurs données sont en sécurité.

Lorsqu’on demande des données personnelles, il est important d’indiquer au client à quoi elles servent: facturation, envoi de la commande, marquage dans l’inventaire, ajout à une base de données pour envoyer des promotions, etc. Cela génère un sentiment de sécurité car cela permet de contrôler l’incertitude.

Ce n’est pas une bonne idée d’ajouter des clients à un groupe WhatsApp car leurs données sont immédiatement exposées à des tiers, comme leur photo, leur numéro de téléphone et leur nom de profil. En outre, la plupart préféreront demander des prix et les négociations doivent être traitées en privé pour des raisons de sécurité. Il est préférable de les contacter via leurs salons de discussion personnels.

Les paiements doivent être effectués sur des plateformes sécurisées, sans jamais demander les détails de la carte. Ils agissent comme une couche de sécurité supplémentaire afin que les clients n’exposent pas les détails de leur facturation sur les sites web ou dans les magasins. PayPal ou Stripe peuvent être de bonnes options, par lesquelles les cas de remboursement sont également traités.

Les mesures de sécurité pour protéger votre compte WhatsApp comptent également

Garder la conversation en permanence sur WhatsApp est un moyen de protéger les informations des deux parties car il crypte les conversations. Aucun tiers n’aura accès aux messages car ils sont cryptés lors de leur envoi et décryptés lors de leur réception.

Bien que WhatsApp soit une plateforme sécurisée, l’entreprise doit adopter un rôle d’utilisateur responsable pour protéger ses données et celles de ses clients. L’utilisation d’applications supplémentaires telles que Authy ou un antivirus permet de réduire le risque d’erreur humaine. Par conséquent, les employés doivent également être formés aux protocoles de sécurité de base en tant qu’utilisateurs de WhatsApp.